为规范我校举办国际学术会议的管理工作，根据《中共中央办公厅国务院办公厅印发<关于在华举办国际会议的管理办法>的通知》（中办发〔2006〕10号）、财政部 外交部《关于严格控制在华举办国际会议的通知》（财行〔2011〕2号）和财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）文件要求,结合学校实际，特制订本办法。

第一章 总 则

第一条 本办法所称国际会议，是指在云南省境内由我校主办或承办的、与会者来自 3个或 3个以上国家和地区（不含港澳台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议（以下简称国际会议），包括双边会议和国际合作项目的工作会议。

第二条 按照“服务发展、确保重点、规范管理、精简务实”的原则，学校进一步加强在滇国际会议管理，严格执行中央和云南省相关文件规定的审批制度。

（一）严格计划，规范管理。举办国际会议原则上应按计划执行，严格执行审批规定。坚持以我为主，目的明确，应符合我国外交大局和对外工作方针，符合我校学科专业建设的需要。

（二）强化预算，厉行节约。举办国际会议应当科学、规范、合理地编制国际会议计划和预算，本着“勤俭办外事”的原则，严格控制会议数量、会期和规模。严格控制经费开支，力求会风简朴。

（三）符合惯例，明确责任。根据国际惯例对等接待外方参会人员。

（四）加强监督，注重绩效。举办国际会议应有利于促进国际合作与交流，有利于提高学校的国际声望。各二级单位举办国际会议需注重绩效管理，主动配合相关监督检查工作，保证会议预期目标的实现。

第二章 申报和审批程序

第三条 根据会议正式代表的级别，国际会议在经费管理上分类如下：

一类国际会议，是指以部长级官员作为会议正式代表出席的国际会议。

二类国际会议，是指以司局级官员作为会议正式代表出席的国际会议。

三类国际会议，是指以处级及以下官员或其他人员作为会议正式代表出席的国际会议。

第四条 一类国际会议会期按照审批文件，根据工作需要从严控制。除特殊情况报经批准外，二、三类国际会议会期原则上不得超过 3天，会议报到和离开时间，合计不得超过 2天。

第五条 筹办单位应当严格限定参会人员数量，控制会议规模。除特殊情况报经批准外，国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的 10％以内，驻会工作人员不得超过会议工作人员的 50％。

第六条 主办和承办国际会议实行一会一报。筹办单位在会议召开前 6个月，提交书面请示至对外合作交流处，请示中包括以下内容：

（一）正文

1.国际会议的中英文名称。

2.主办单位和承办单位的名称。若主办或承办单位有外方参与，需注明英文名称。

（1）主办单位：指制定国际会议的举办方案或计划，负责组织实施、财务管理等重要工作并能够承担举办国际会议民事责任的法人单位（团体）。

（2）承办单位：指接受主办单位委托，负责国际会议的具体业务操作的单位。

3. 国际会议的议题、主要内容及必要性的说明这是请示中最重要的部分，须说明举办国际会议的必要性以及将产生的效果、成果等。

4.举办国际会议的具体时间、地点、会期（天数）。

5.如计划邀请省领导出席会议，需注明另文报批。

6.会议人数。包括会议总人数和国外代表人数、国别。如邀请国外部长以上高级官员、国外新闻记者等须予以说明。

7.经费。说明经费来源及使用预算。

8.国际会议主办单位、承办单位的联系人，联系方式（包括电话、传真、电子邮件等）。

（二）附件

1.中外人员名单。

2.会议日程。

3.若会议为联合举办，需提供合办方简介、合办方同意函等材料。

第七条 对外合作交流处审核后提交校长办公会和党委会审批。

第八条 学校党委会审批通过后，由对外合作交流处上报云南省教育厅和相关省级主管部门，获得批准后方可开始筹备。获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间。如确需更改，须在原定会议时间的前 3个月重新申报审批。

第三章 相关要求

第九条 论文审查。申请批准后，筹办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查，如发现内容有政治性错误应及时交涉，表明我方立场观点，要求对方改正或取消论文在会上发表的资格。筹办单位应将收集的具有重要学术价值的会议论文和信息及时向学校科技处汇报。

第十条 入住登记。应邀参加会议的国外来宾在入境后 24小时内，筹办单位必须将参会人员护照和签证复印件交至对外合作交流处，由对对外合作交流处向公安机关备案。

第十一条 经批准同意举办的国际会议，在申办或举办过程中不得作出超出授权范围的会议安排或承担额外的义务。筹办单位不得接受外方设立会议常设机构的要求，如有必要，另案报批。

第十二条 举办国际会议需要由学校经费支持的，筹办单位要提前做好预算和专项请示，未列入经费预算计划的，不得举办。有境外国际组织参与的国际会议，在了解真实意图后须附上相关说明及背景材料（名称须中英文，内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员中有无“一中一台”或“两个中国”问题）。属于序列性国际会议的，筹办单位应在申请时说明会议起源、历史背景、上届会议举办情况以及下届会议拟举办地点、举办方。

第十三条 严格控制规模和规格。未经批准，不得擅自邀请或对外协商邀请国外政要和前政要、国外部级及以上政府官员出席会议；不得随意使用“峰会”“国际论坛”“世界大会”“全球大会”“高层会议”“首届”等称谓。

第十四条 保持政治敏锐性。凡涉及政治敏感问题和意识形态问题，邀请敏感人士和境外媒体或记者出席，须报上级部门批准。对外方提议协办或联合主办的国际会议，如背景可疑，并带有对我方不利的政治意图的，应予以拒绝。

第十五条 坚持内外有别原则。会议期间，我方与会代表要严格遵守保密制度，不得携带秘密文件资料参加会议活动，发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的原则，不得泄露秘密。

第十六条 违规违纪必究。对不履行国际会议报批手续或违反外事纪律和财务规定的单位和个人，将提请有关部门追究责任。

第四章 收入管理

第十七条 国际会议所需经费由我方全额负担或由与会各方分担的，按会议统一标准编制经费预算，我方负担的经费应当纳入部门预算管理。

第十八条 国际会议的收入包括：会议注册费收入、国际组织专项资助、学校财政拨款、赞助收入和其他收入。

（一）会议注册费收入，是指根据国际惯例，由会议举办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用。

（二）国际组织专项资助，是指国际组织拨付给会议举办单位的专项经费。会议举办单位应当积极向国际组织申请专项资助。

（三）学校财政拨款，是指在无会议注册费收入和国际组织专项资助，或者会议注册费收入和国际组织专项资助不足以弥补会议支出时，学校财政对国际会议的补助。

（四）赞助收入，是指境内外机构或部门、企业、个人出于自愿，无偿向国际会议提供资金或物资赞助而形成的收入。

（五）其他收入，是指召开国际会议时举办展览、展示、广告、旅游中介等收入。

第十九条 举办国际会议取得的各项收入，必须统一纳入预算管理，单独核算。

第二十条 举办国际会议取得的赞助物资或购买的办公用品、消耗材料等财产物资应当严格管理：

（一）财产物资的取得、保管、领用要有规范明确的报批程序，并指派专人负责。

（二）购置或赞助取得的各项财产物资应当在会议结束后3个月内进行处理，具体处理方案报财务处备案，处置收入在扣除相关税费后上缴国库。

第五章 支出管理

第二十一条 国际会议的支出范围包括：场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经财政部批准的支出。国际会议如有注册费收入，我方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。

第二十二条 国际会议举办场所应当注重安全适用，不追求奢华。会议正式代表场地租金的人均定额标准为：一类国际会议

每天 300元（人民币，货币单位下同），二类国际会议每天 200元，三类国际会议每天 150元。

第二十三条 会议正式代表同声传译设备和办公设备租金的人均定额标准为每天 100元。

第二十四条 会议期间可安排一次宴请，会议正式代表人均定额标准（含酒水及服务费用）为：一类国际会议 220元，二类、三类国际会议 180元。

第二十五条 会议期间租用车辆安排会议代表往返驻地与会场及会议工作人员确因工作需要租用车辆的，各单位应当合理使用车型，严格控制随行车辆。租金定额标准为：大巴士（25座以上）每辆每天 1500元，中巴士（25座及以下）每辆每天 1000元，小轿车（5座及以下）每辆每天 800元。

第二十六条 会议期间工作人员食宿费用定额标准为每人每天 450元。

第二十七条 会议期间志愿人员确因工作需要不能按时用餐的，用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天 100元。志愿人员原则上不安排住宿。

第二十八条 同声传译人员口译定额标准为：使用联合国官方语言的同声传译人员，每人每天 5000元；使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员，每人每天 6000元。笔译费用定额标准为每千字 200元。对于境外同声传译人员，我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费，据实结算。

第二十九条 其他会务费用实行综合定额控制，会议正式代表人均支出标准为每天 100元。支出范围包括：办公用品、消耗材料购置费用，会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会务费用各项目之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。

第三十条 根据国家经济发展、物价变动等情况，适时对支出标准进行调整。

第三十一条 各单位应当遵循国际惯例，从严从紧控制经费支出：

（一）除外方特邀代表或存在外交对等接待的情况外，不得承担会议代表往返国际国内旅费（包括往返机场的交通费）及食宿费用。

（二）除劳务费及境外国际旅费外，不得承担同声传译人员的食宿、交通等费用。

（三）不得借举办国际会议的名义向地方政府或企业强行摊派或变相摊派会议费用。

（四）不得承担额外的义务，要厉行节约、讲求实效。

第六章 会议总结

第三十二条 会议结束后，筹办单位要认真总结。书面总结在会后两周内分别报送科技处和对外合作交流处，经学校分管外事工作的校领导审定后，由对外合作交流处上报省级主管部门。总结内容应包括：

（一）会议基本情况。会议名称、时间、地点、主题、主办方和学术负责人，中外宾（含港澳台）实到人数及具体名单；收到中、外论文数量，论文交流或发表情况、论文集出版情况等；

（二）会议绩效情况。包括会议议题和日程等的完成情况；通过本次会议取得的学术交流成果（与会国内外著名学者的最新研究成果和动向），对促进我校学术发展、提升学校知名度的意义；有关媒体对会议的报道情况；会议经费是否达到收支平衡等。

（三）不足和建议。会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距以及存在的问题和建议；举办国际会议的经验和不足等。

第三十三条 整理归档。会后一个月内，筹办单位须将会议的全套材料，包括会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录相、领导及重要来宾发言稿、来宾签到簿及会议报道等整理后送交学校档案馆归档，同时报送对外合作交流处。

第七章 监督检查

第三十四条 外事、财政、审计部门应当加强对举办国际会议管理和经费使用情况的检查。各单位应当如实提供包括审批文件、会议预算、支出凭证等在内的相关资料，主动配合接受检查，并认真落实检查意见。

第三十五条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《财政违法行为处罚处分条例》等有关规定，由财务处会同有关部门责令改正，追回资金；对直接负责的主管人员和相关责任人按规定给予行政处分；涉嫌违法的，移交司法机关依法处理：

（一）擅自改变国际会议资金用途的；

（二）以虚报、冒领等手段骗取国际会议经费的；

（三）违规扩大支出范围，或超过支出标准的；

（四）违规报销与国际会议无关费用的；

（五）挪用、截留、侵占国际会议经费的；

（六）其他违反本办法行为的。

第八章 附 则

第三十六条 国际比赛、国际博（展）览会、涉外文艺演出、涉外培训、日常外事工作会谈等不适用本办法。

第三十七条 与港澳台地区高校或学术机构举办学术会议参照本办法执行。

第三十八条ꢀ本办法自发布之日起执行，由学校对外合作交流处和财务处负责解释。